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疫情期间,不见面如何工作?

发布时间:02-14
过去我们都习惯到一个固定的场所办公,比如办公室。对客户而言,固定的办公场所使得他们能够方便地找到你,从而提高他们对你的信任度,否则一个企业如果连一个固定的办公场所都没有,很容易让人想到“皮包公司”。

但是,在面对突如其来的疫情时,固定的办公场所无法发挥其作用,那么在这种情况下,我们又该如何在不见面的情况下开展工作呢?

不见面完成疫情上报

以疫情信息上报为例,一个企业,有几百,几千,几万,甚至十几万员工,作为管理者,我们怎么才能迅速了解到他们春节期间或者假期都到哪儿去了?接触到哪些人?

按照传统管理方式,这些情况会让员工逐级上报信息,并且不太好统计或者效率非常低,尤其每天更新信息更是需要耗费大量的时间和人力成本。

但是,如果我们通过信息系统,制作出一套疫情采集表单,通过微信二维码发给员工,那么大家用手机就可以很方便地完成填写,而且后台可以自动形成统计数据。

作为管理者,我们就可以在第一时间掌握企业所有员工的身体状况,有没有发烧的,隔离的,等等。在掌握了这些信息之后,管理者才能据此作出决策,哪些人员可以返工,哪些人员返工需要提前隔离,哪些人员先不返工。

这其实是我们日常运营中很重要的一个管理过程,在这个过程中所有信息都是在线完成的,不需要面对面接触,且信息及时有效,能够为管理决策提供支撑,也提高了决策效率。

不见面创造客户

管理大师德鲁克讲过,一个企业最大的目标就是创造客户。过去,我们可以面对面与客户进行交谈,但是在疫情期间,我们连客户都见不着,该如何创造客户呢?

从成本角度看,现在的年轻人,尤其是90后或00后,他们的生活方式已经非常在线化,比如吃饭的时候叫外卖,购物的时候网上下订单。

也就是说,消费者通过线上和我们接触。在这种情况下,企业就要有针对性地引导员工通过线上的一些技术手段、系统或平台来捕捉客户。

这种线上获客方式还可以降低成本,因为过去我们要乘地铁、开车或者利用其他交通工具去拜访客户,而现在,我们在线上就可以与客户进行交流和沟通。

从渠道角度看,现在有很多短视频平台,如快手、抖音,这些视频看似只是博你一乐,其实通过这种带有娱乐性质的或者带有一些个人兴趣的传播手段,可以帮助我们捕捉相应的客户信息,从而跟进与他的线上交流。

因此,当你有一个好产品时,完全可以通过线上低成本捕捉客户。

以餐饮业为例,以前我们到一个陌生地想品尝当地特色饮食时,基本是打电话问问当地的朋友,或者曾经到过此地的朋友。而现在,我们通过大众点评或者美团就可以解决了。

其实这就是从线上捕捉客户的一个手段,这与传统方式已经不一样了。传统的餐饮行业,过去只是把外卖作为辅助销售手段,在疫情下,大家都不出门了,那么外卖就成为餐饮行业一个很重要的线上销售手段。

通过外卖从线上捕捉流量的方式,获取有意向的相关客户的信息成本其实比线下低。但有些老板却认为线上的成本高。高在哪儿呢?因为他们不善于利用各种各样的手段。

如果企业只是用某个单一的手段去做线上推广,如百度、京东或者天猫,那么支付的费用可能会越来越高。

但是,如果培养一些有线上推广和运维能力的客户经理,通过线上创造客户,其实这个成本往往是更低的。

再比如,在疫情期间,我们可以将线下的很多市场活动、推广活动改为线上直播的形式,这也可以节省大量的宣传费用。

因此,借助线上技术手段,创造线上客户是很十分便利,且成本相对较低,关键的“瓶颈”在于我们的思维还没有从线下转到线上,一旦完成这种转变,销售成本可以大大降低。

不见面完成打卡

很多企业都要求员工上下班打卡,打卡的目的是让大家有一个计划。

每天早上八点半,大家都来到公司一起工作;下午五点半工作结束后,大家各自下班回家。这是一种传统状态,其实现在打卡可以在手机上完成,包括钉钉、微信等很多工具都具备这个功能。

那么手机打卡和传统打卡的区别是什么?

传统打卡方式需要有个前台,无论是指纹打卡还是人脸识别打卡,都在特定的地点完成。打卡之后,后台自动记录数据,人力资源部利用这些数据统计考勤,是请假、旷工或是出差,还需要进一步核实。

而手机打卡时,你的位置信息和打卡内容一并填上,这时信息就已经被统计到公司的数据库里了。

当企业员工都集中在一处办公时,指纹打卡、人脸识别打卡这种传统方式不费事。但是,如果企业的员工分布在全国各地,就体现出手机打卡的优势了。

手机打卡可把全国各地的员工信息统计到一个数据库里。你几点来的?几点走的?来了之后干什么?或者到哪儿拜访客户了?拜访这个客户谈了什么?这些东西都可以通过手机记录下来。

有了这些信息,我们的管理成本就变低了。过去人力资源部需要有专门人员统计考勤信息,其实这个人并没有创造什么价值,但是企业却要为这个岗位支付工资成本。

员工是否到公司不重要,重要的是这个员工是否工作了,做了哪些工作,为谁在工作?而这些信息恰恰被管理者忽略了。

很多管理者习惯看到员工在办公室,好像员工在办公室就是在为自己工作了,但是他做了哪些工作,工作效率如何却不得而知。尤其当管理着企业里100人、500人,甚至1000人以上的时候,你怎么知道每个员工的工作效果?

有很多企业通过自己的管理工具去统计和管理,比如说ERP(企业资源计划)软件、HR(人力资源管理)软件或者CRM(客户关系管理)软件等。

但是ERP只是把物料信息、资金信息管理起来,而对人的行为信息,比如签到及客户经理拜访客户这样的工作行为信息是管不到的。CRM是在组织管理中对销售及客户的信息管理,这些系统也有签到管理,但签到只是一个管理手段,不是管理目的。

管理的目的是这个员工为组织的目标做了哪些有效的事情,哪些无效的事情,组织更关心的是工作8小时的价值,而不仅仅是工作时间的多少和时段。

不见面完成会议

在企业里,开会是一个很重要的协同过程。开会的重要目的是讨论及决策,是与会者达成共识的过程。

比如这个部门说这么干,那个部门说那么干,主管副总就要召开这两个部门的协同会议,以便达成共识。

现在很多企业,尤其规模大一些的企业,领导每天都在开会,除了开会就是在去开会的路上,企业每年需要为这些大大小小的会议支付高昂的成本。

而且,企业中往往是成本越高的领导,会议越多,而工资较低的员工则在与客户打交道,这样就形成了信息不对称,即开会的人不掌握一线信息,掌握一线信息的人又无法及时做出决策。

我们应该“让听见炮火的人决策”,让决策的人拥有决策能力及决策需要的大量信息。如果这些基本思维和条件不具备,这种决策方式和成本便会更加高昂。

传统开会经常是见面寒暄,只有开始时间,没有结束时间,老板一般都是最后来,甚至会迟到,会议开到几点不确定,导致与会人员的其他工作没法安排。

而远程会议通常直奔主题,包括几个关键要素:会议的主题、议程、主持人、会议纪要、会议开始时间和结束时间,这可以有效避免传统会议的弊端。

不见面的互联网工作思维

过去很多人有疑问,为什么叫互联网+时代,而不叫+互联网?因为互联网如果是个工具的话,应该是+互联网,那为什么要叫互联网+呢?

其实互联网不仅仅是个工具,更是所有管理者和员工的一种思维方式。

在这种思维方式下,客户和员工的大部分时间都在线上,针对这种状态,我们如何进行管理?我们如何和他们远程不见面也可以工作?其实这对管理者是一个巨大的挑战。

企业中常见的工作,如报销、签订合同、采购、生产、研发等等,都可以利用互联网系统,不用见面,在线完成。此外,电子发票、电子签名、电子印章等技术也已非常成熟,只是现在软件的便利性还远远不能满足客户需求。

在不远的将来,随着5G、区块链、云计算、人工智能的快速发展,不见面工作的趋势会越来越普及。如果客户和员工不见面的工作方式得以普及,我们每天工作3~4小时的效能完全可以超过在办公室的工作效能。

那么,未来再出现什么疫情我们也不必恐慌,疫情将会被有效控制,因为政府、企业、个人等每个社会组织的信息交换成本、组织的管理成本都最低,疫情就不会这么大范围影响我们的工作和生活。

当不见面的工作方式成为一种趋势,成为一种需求,当各种技术手段已经具备,此时真正需要改变的是我们传统的工作思维和对工作形态的认识。
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